Quer seja para uma empresa, para um cliente, para o seu chefe ou para um professor, é importante saber como escrever um e-mail formal corretamente. Dizemos-lhe como escrever um e-mail formal perfeito, para que não desperdice a oportunidade de impressionar e passar a mensagem (e a imagem) correta.
Escolher o assunto do e-mail
Comece pelo campo do assunto para não correr o risco de enviar um e-mail sem título. Coloque o assunto de forma direta:
- se está a escrever um email formal para envio de currículo escreva: “Candidatura de X para o trabalho Y“;
- se vai pedir uma carta de recomendação, então escolha: “Pedido de carta de recomendação”;
- se quer informações sobre algo coloque: “Pedido de informações”;
- se escrever um email formal de agradecimento pode dizer simplesmente: “Agradecimento” ou “Obrigado”.
Começar a escrever um email formal
Utilize palavras como “Caro”, “Prezado” e “Exmo.” no início do e-mail para se dirigir à pessoa. Se souber o nome da pessoa, deve incluí-lo.
Tradicionalmente refere-se o cargo do receptor, como por exemplo: “Dr(a)., Diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por…”.
Como começar um e-mail formal para uma empresa
Descubra a melhor forma de como começar um e-mail formal se está neste preciso momento a começar um email para uma empresa e não sabe como o fazer.
Como começar um e-mail formal com o pé direito
Antes de começar a escrever o seu e-mail formal deve pensar no seu destinatário. Analise quem vai receber o e-mail para que o tom da abertura da mensagem se adeque depois ao corpo do e-mail.
Palavras como “Caro”, “Prezado” e “Exmo.” no início do e-mail são essenciais para demonstrar respeito e cordialidade. Quando se sabe o nome do recetor da mensagem deve-se falar à pessoa diretamente, dizendo de seguida o seu nome. Quando não se sabe este nome, deve-se segmentar a comunicação em género, para se evitar escrever um e-mail genérico e impessoal onde constantemente se refere a uma pessoa sem género (com repetitivos “Exmo(a)” Sr(a)”).
No e-mail formal, a regra é dirigir-se à pessoa de acordo com o seu cargo, como por exemplo “Dr(a)., diretor(a) de…”, ou “Sr(a), responsável por…”.
Fuja depois a clichés como “venho por este meio” e comece em vez por uma saudação cordial ou com um texto mais criativo. Se necessário, apresente-se logo no início do texto. O essencial é contextualizar o e-mail rapidamente, para o destinatário não se perder no assunto do e-mail.
Como começar um e-mail formal em inglês
Para escrever um e-mail formal em inglês deve seguir as mesmas regras com os seus equivalentes na língua inglesa. Pode começar por dirigir-se ao destinatário com expressões como “Dear Mr./Ms.,” ou “To whom it may concern,” no caso de não saber o nome da pessoa que vai receber o e-mail.
“I am writing because…” e ““I am writing in reference to…” são duas formas de começar a escrever o email formal em inglês.
Escrever o corpo do e-mail
Seja conciso no texto do e-mail. O recetor tem tendência a não ler textos grandes, saltando informação que pode ser importante. Mencione apenas aquilo que é relevante.
Utilize uma fonte simples para o texto e coloque negritos e sublinhados só em caso de necessidade. Não escreva em Caps Lock, nem utilize sorrisos (emojis).
Não dispense o corretor ortográfico, para não deixar passar erros despercebidos. Só conseguirá ser levado a sério se a sua escrita for irrepreensível.
Como terminar um e-mail formal
Para terminar um e-mail formal deve agradecer a atenção dispensada e deixar uma saudação cordial, como por exemplo: “Melhores cumprimentos” e “Atentamente”. Se aplicável, pode referir até quando precisa de uma resposta.
Como se despedir num e-mail sem ser com “cumprimentos”
Para saber como se deve despedir num e-mail comece por pensar no destinatário do e-mail e na mensagem que está a ser transmitida.
Um e-mail que seja dirigido a clientes ou a um superior hierárquico, requer uma despedida profissional e formal. Já num e-mail para colegas de trabalho, amigos ou familiares, pode adotar um tom mais coloquial, dispensando as formalidades.
Como se despedir num e-mail formal
Existem várias formas de se despedir num e-mail formal para além da expressão “cumprimentos”. Alguns exemplos são:
- Qualquer dúvida, estou à disposição
- Coloco-me à sua inteira disposição para quaisquer esclarecimentos
- Aguardo a sua resposta
- Não hesite em contactar-me
- Atenciosamente
- Atentamente
- Cordialmente
- Com os meus melhores cumprimentos
- Saudações calorosas
- Grato(a)
- Obrigado(a)
- Desde já deixo o meu obrigado
- Antecipadamente grato(a)
- Agradeço a atenção dispensada
- Obrigado pela sua ajuda com esta questão
- Com elevada estima
- Com elevada consideração
Como se despedir num e-mail informal
Não faltam formas de se despedir num e-mail informal. Ao decidir como se despedir num e-mail informal, reflita sobre a relação que tem com quem vai receber o e-mail. Damos-lhe alguns exemplos:
- Até à próxima
- Até breve
- Vemo-nos em breve
- Fica bem
- Resto de um bom dia
- Vai dando notícias
- Abraço
- Beijinhos
Como se despedir num e-mail em inglês
Se está a escrever um e-mail na língua inglesa, pode despedir-se das seguintes formas neutras ou formais:
- Best regards
- Kind regards
- Best wishes
- Sincerely
- Looking forward
- All the best
- I look forward to hearing from you
- If you have any questions, let me know
Para um e-mail informal pode usar expressões como:
- Cheers
- Hugs
- Have a nice day
Assinar o e-mail
Para fechar o e-mail formal não dispense a assinatura. Deve colocar o seu nome, título e contacto. Para saber como criar uma assinatura de e-mail profissional veja o artigo:
Como criar uma assinatura de e-mail profissional
Ter uma assinatura de e-mail profissional confere uma imagem mais distinta ao trabalhador ou candidato de emprego. Criar uma assinatura para o e-mail é uma das formas de melhorar a imagem profissional online.
Como o e-mail é um importante meio de comunicação no mercado de trabalho, ter uma assinatura de e-mail profissional é uma ferramenta de marketing a considerar.
O que apresentar?
A assinatura pessoal do e-mail deve conter alguns itens essenciais:
- Nome – normalmente o primeiro e o último;
- Título – cargo desempenhado ou principal responsabilidade;
- Contacto – contacto telefónico principal e o email profissional;
- Links – link para perfil do LinkedIn, link para portefólio online, link para site pessoal, link para rede social relevante, etc.;
- Cumprimento – cumprimento automático de despedida no final do email, como por exemplo “melhores cumprimentos” ou “atentamente”.
Também pode adicionar à assinatura uma foto, o nome da empresa, um lema inspirador ou o slogan da empresa.
Criar assinatura diretamente no e-mail ou em sites
Alguns sistemas de e-mail permitem apenas inserir texto, enquanto outros permitem inserir códigos html com mais opções de formatação. Também é possível inserir uma assinatura digital, depois de digitalizar a sua assinatura e a carregar para o serviço de e-mail.
Outra opção é criar uma assinatura profissional em sites como o BrandMyMail ou o EmailSignatureRescue.
Conheça também extensões de e-mail para a organização do trabalho e veja como conquistar clientes por e-mail.
Pode interessar-lhe ainda como fazer uma assinatura digital em documentos Microsoft Word e pdf.
Últimas recomendações
Antes de enviar o e-mail formal, confirme estes aspetos:
- Leia e releia o e-mail que escreveu antes de enviar.
- Reveja se inseriu os anexos referidos no corpo do e-mail, bem como o título do e-mail.
- Coloque o seu endereço de e-mail em bcc, para garantir que o envio ocorre.
4 Palavras a evitar mandar num e-mail
Quantos emails envia por dia para os seus superiores, clientes e para os seus colegas de trabalho? Tem algum cuidado quanto à linguagem usada?
Além de evitar cometer erros ortográficos nos emails também deve ter a preocupação de evitar usar algumas palavras menos inspiradoras. Tenha em atenção também o uso de maiúsculas (Caps Lock): é como se estivesse a gritar à outra pessoa.
1. Cena
A palavra “cena” é utilizada para tudo e mais alguma coisa. Deve evitar utilizar palavras corriqueiras nos seus contactos profissionais, emails incluídos. É a sua imagem (e da empresa) que está em jogo.
2. Coisa
Ainda mais usado que “cena” é a palavra “coisa” que serve para catalogar tudo sobre o qual não se encontra o nome devido (que até foi inventando por alguém com uma determinada razão). Não mostre a sua falta de imaginação com o uso da palavra “coisa”. Seja formal na sua escrita.
3. ASAP
Usar o termo “ASAP” num email é colocar pressão no recetor da mensagem eletrónica. O ideal é colocar um prazo para a tarefa/assunto do email e explicar a situação, em vez de adicionar simplesmente trabalho e preocupação a quem já os tem em abundância.
4. FYI
Pode parecer que está a ser simpático e prestável ao reencaminhar um email e ao dar a conhecer a alguém o desenrolar de uma situação, mas está na verdade a obrigar alguém (o recetor) a perder tempo, para enquadrar-se num determinado assunto. O recomendável é falar diretamente com essa pessoa sobre os desenvolvimentos.
Fonte: economias.pt
