A comunicação por e-mail é uma oportunidade para melhorar a relação entre a empresa e o cliente e para aumentar a reputação da empresa. Mas se um e-mail bem construído permite conquistar clientes, um e-mail mais descuidado leva ao quebrar dessa ligação.
Assim, é importante prestar atenção a todas as comunicações estabelecidas por e-mail com um cliente.
1. Responder rapidamente
Tente responder dentro de 24 horas aos e-mails dos clientes. Os clientes gostam de saber que são ouvidos e que são encarados como prioridades.
2. Ser conciso
Longos e-mails são prejudicais à reputação da empresa. Prefira enviar e-mails curtos e simples, que sejam efetivamente lidos e percebidos.
Antes de enviar um e-mail pense no objetivo desse e-mail. Elimine o que não se relaciona com esse objetivo. Limite o texto do e-mail a cinco frases.
3. Ser amigável
Use um tom amigável no seu discurso. Preste especial atenção ao início e ao final do seu e-mail. Utilize expressões amigáveis para facilitar e estreitar a relação com o cliente.
Veja como começar e como acabar um e-mail.
4. Manter a organização
Os e-mails devem ser visualmente atrativos, com informação relevante destacada e não cheia de anexos e de imagens que deixam um cliente sem saber como responder.
Para manter a organização do e-mail deve:
- dar ao cliente a perceber do que o e-mail se trata apenas pelo título assunto;
- distinguir claramente as pessoas envolvidas no corpo da mensagem para elas saberem o que é esperado delas, utilizando também eficazmente as opções “Para” e “Cc” (com conhecimento);
- colocar a informação principal de início;
- incluir detalhes que possam ser importantes para uma tomada de decisão;
- responder por tópicos ao que o cliente pergunta;
- usar a relação “se-então” (“se concorda com isto então enviarei documentos”, por exemplo).
5. Reler e-mail
Para evitar confusões e ataques de ansiedade deve ler o e-mail de início a fim e verificar se incluiu todos os anexos antes de o enviar. Só depois de verificar que não existem erros e que todos os pontos anteriores foram respeitados é que deve carregar em “Enviar”.
Todo o cuidado empregado num e-mail será recompensado pela confiança ganha com um cliente.
Fonte: economias.pt
